Eczanede Atıl Stok: Nedenleri, Tespiti ve Değerlendirme Yolları

Eczanede atıl stok, satış hızına göre fazla alınmış ve rafta uzun süredir hareket etmeyen ürünlerdir. Atıl stok, eczanenin nakdini bağlar ve zamanla miad kaybına dönüşür. Çözüm üç adımlıdır: düzenli tespit, hızlı değerlendirme (iade, kampanya, eczaneler arası satış) ve sipariş alışkanlıklarını veriye göre düzeltmek.

Bu yazıda atıl stoğun nasıl oluştuğunu, eczane programındaki verilerle nasıl bulunacağını ve özellikle ilaç dışı ürünlerde nasıl nakde çevrilebileceğini adım adım ele alıyoruz.

#Atıl stok neden bu kadar önemli?

Rafta duran her kutu, aslında ödenmiş ya da ödenecek bir faturadır. Ürün satılmadıkça bu para işletmeye geri dönmez. Yüksek enflasyon ortamında bekleyen stok, paranın zaman değeri açısından da kayıptır.

Atıl stoğun eczaneye maliyeti yalnızca alış bedelinden ibaret değildir:

• Bağlanan sermaye: Depo veya firma vadesi dolduğunda ödeme yapılır, ama ürün hâlâ raftadır.
• Raf alanı: Hızlı dönen ürünlere ayrılabilecek alan işgal edilir.
• Miad riski: Hareketsiz ürün bir gün miadı yaklaşan ürün listesine düşer.
• Fiyat ve trend riski: Dermokozmetik ve bebek ürünlerinde ambalaj ya da formül değişikliği, eski ürünün satışını zorlaştırabilir.
• Zaman: Sayım, raf düzeni ve iade yazışmaları personel zamanı tüketir.

#Eczanede atıl stok nasıl oluşur?

Atıl stoğun büyük kısmı kötü niyetten değil, iyi görünen satın alma kararlarından doğar. En yaygın nedenler şunlardır:

1. Kampanya ve mal fazlası alımları: "10 al 2 öde" tipi teklifler birim maliyeti düşürür ama ihtiyaçtan fazla ürün almaya iter. Konunun hesap kısmını mal fazlası (MF) nedir yazımızda ayrıntılı anlattık.
2. Tek seferlik talepler: Bir hasta için getirtilen ve tekrar sorulmayan ürünler.
3. Mevsimsellik: Güneş ürünleri, sinek kovucular, kış takviyeleri sezon bitince bekler.
4. Çeşit fazlası: Aynı ihtiyaca yönelik çok sayıda marka ve boyut tutmak.
5. Hekim ve bölge değişimi: Yakındaki bir poliklinik kapandığında ya da hekim değiştiğinde talep profili değişir.
6. Kontrolsüz otomatik sipariş: Program önerisini gözden geçirmeden onaylamak.

#Atıl stok nasıl tespit edilir?

Atıl stoğu bulmanın en sağlıklı yolu, eczane programındaki satış ve stok verisini düzenli olarak raporlamaktır. Aşağıdaki üç ölçüt birlikte kullanıldığında net bir liste ortaya çıkar.

#1. Son satış tarihi

Programdan "son X gündür satışı olmayan ürünler" raporu alın. Eşik eczaneden eczaneye değişir; birçok işletme 90 gün ve 180 gün olmak üzere iki eşikle çalışır. 90 gün "izlemeye al", 180 gün "harekete geç" anlamına gelebilir.

#2. Stok gün sayısı (kaç güne yeter?)

Bir ürünün mevcut stoğunu, ortalama günlük satışına bölün:

Stok gün sayısı = Mevcut stok adedi ÷ Ortalama günlük satış adedi

Örneğin aylık 3 adet satılan bir üründen rafta 18 adet varsa, stok yaklaşık 6 aylık ihtiyacı karşılıyor demektir. Sipariş periyodunuz birkaç hafta ise bu ürün fazla stoktur.

#3. Stok devir hızı

Stok devir hızı, belirli bir dönemde stoğun kaç kez satılıp yenilendiğini gösterir:

Stok devir hızı = Dönem satışlarının maliyeti ÷ Ortalama stok değeri

Kategori bazında hesaplandığında hangi grupların para bağladığı hemen görülür. İlaç grubu genellikle hızlı döner; dermokozmetik ve kişisel bakımda ise ürün bazında büyük farklar olabilir.

#ABC analizi ile önceliklendirme

Tüm ürünlerle aynı anda uğraşmak mümkün değildir. ABC analizinde ürünler ciroya katkısına göre sıralanır:

C grubunda olup son satışı aylar önce yapılan ürünler, atıl stok listenizin ilk sırasını oluşturur.

#Atıl stok nasıl değerlendirilir?

Listeyi çıkardıktan sonra her ürün için bir yol seçin. Önce ilaç ile ilaç dışı ürünü ayırmak gerekir; çünkü ilaçlar İlaç Takip Sistemi (İTS) üzerinden izlenir ve satış, iade, devir işlemleri kendi kurallarına tabidir. Bu yüzden ilaçlarda iade ve devir işlemlerini İTS kurallarına göre yürütün.

#1. Tedarikçiye iade veya değişim

Bazı depo ve firmalar belirli koşullarda iade ya da değişim kabul eder. Koşullar tedarikçiye göre farklıdır; iade süresi, ambalaj durumu ve miada kalan süre genellikle belirleyicidir. Sipariş verirken iade şartlarını sormak, sonradan yaşanacak sürprizleri azaltır.

#2. Eczane içi görünürlük ve danışmanlık

Atıl ürün çoğu zaman yanlış yerde duruyordur. Göz hizasına taşımak, ilgili ürünün yanına konumlandırmak (örneğin güneş kremi ile after sun) ve personelin ürünü tanımasını sağlamak satışı hareketlendirebilir. Raf yerleşimi için eczane vitrin ve raf düzeni rehberimize göz atabilirsiniz.

#3. Fiyat ve paket kampanyası

İlaç dışı ürünlerde eczane kendi satış fiyatını belirleyebilir. Hareketsiz bir ürünü maliyetine yakın fiyattan satmak, onu bir yıl daha rafta tutmaktan çoğu zaman daha kârlıdır. Burada amaç kâr değil, nakdi geri kazanmaktır.

#4. Eczaneler arası satış

Sizde hareketsiz olan bir ürün, başka bir bölgedeki eczanede düzenli satılıyor olabilir. Bu nedenle faturalı ilaç dışı ürünleri meslektaşlara satmak, atıl stoğu değerlendirmenin en hızlı yollarından biridir.

farmaraf, yalnızca eczacıların GLN numarasıyla ücretsiz üye olabildiği, eczaneler arası bir pazaryeridir. Dermokozmetik, bebek bakım ürünleri, hasta bezi, gıda takviyesi gibi faturalı ilaç dışı ürünlerinizi ücretsiz ilan vererek satabilirsiniz. Mağaza veya üyelik ücreti yoktur; yalnızca gerçekleşen satış üzerinden KDV dahil %7,20 hizmet bedeli alınır. İlaçlar (reçeteli ve reçetesiz), geleneksel bitkisel tıbbi ürünler, homeopatik ürünler ve özel tıbbi amaçlı diyet gıdalar platformda satılamaz; güncel listeye yasaklı ürünler sayfasından ulaşabilirsiniz.

#5. Miadı geçmiş ürünler için yasal süreç

Satılamayacak hâle gelen ürünler için iş, stok yönetiminden mevzuata geçer. Miadı dolmuş ilaçlar lisanslı firmalar aracılığıyla bertaraf edilir ve bu süreçte eczacı odanızın yönlendirmesine uyulur. Vergi tarafında değeri düşen mallar için Vergi Usul Kanunu'nda emsal bedel ve takdir komisyonu süreci, KDV tarafında ise indirim düzeltmesi gündeme gelebilir. Uygulamanın ayrıntısını mutlaka mali müşavirinizle netleştirin. Bu noktaya gelmemek için eczanede miad takibi yazımızdaki yöntemleri öneririz.

#Atıl stoğu önlemek için sipariş alışkanlıkları

Değerlendirme işin yarısıdır; asıl kazanç atıl stoğun hiç oluşmamasıdır.

• Minimum-maksimum seviye belirleyin: Her ürün için "en az şu kadar, en çok şu kadar" sınırı koyun. Program bu sınırlarla sipariş önersin.
• Kampanyayı gerçek talebe göre okuyun: Bir teklifi değerlendirirken "bu miktarı kaç ayda satarım?" sorusunu sorun. Satış süresi ürünün miadına ve sizin vadenize uymuyorsa teklif aslında pahalıdır.
• Tek seferlik talepleri işaretleyin: Hasta için özel getirilen ürünü otomatik sipariş listesine eklemeyin.
• Çeşidi sadeleştirin: Aynı ihtiyaca yönelik çok sayıda seçenek yerine bölgenizde gerçekten satan iki üç seçenekle çalışın.
• Sezon sonunu planlayın: Mevsimsel ürünlerde sezonun ortasından sonra sipariş miktarını azaltın.
• Tedarik kanallarını karşılaştırın: Küçük ve sık alım yapabildiğiniz kanallar, büyük partiyle stok yığmanın önüne geçer. Kanalları karşılaştırmak için ecza deposu mu pazaryeri mi yazımızı okuyabilirsiniz.

#Hangi yolu ne zaman seçmeli?

Her atıl ürün için aynı yöntem işe yaramaz. Karar verirken miada kalan süreyi ve ürünün eczanenizdeki satış ihtimalini birlikte düşünün:

#Aylık atıl stok kontrol listesi

Atıl stok yönetimi tek seferlik bir temizlik değil, rutin bir süreçtir. Ayda bir aşağıdaki adımları uygulamak yeterlidir:

1. Son 90 ve 180 gündür satılmayan ürün raporunu alın.
2. Listeyi ilaç ve ilaç dışı olarak ayırın.
3. Her ürüne bir aksiyon atayın: iade, raf değişikliği, kampanya veya eczaneler arası satış.
4. Miadına bir yıldan az kalan ürünleri ayrıca işaretleyin.
5. Bir önceki ayın aksiyonlarının sonucunu kontrol edin.
6. Atıl kalan ürünlerin neden alındığını not edin ve sipariş kurallarınızı güncelleyin.

#Sonuç

Eczanede atıl stok kaçınılmazdır, ama kontrol edilebilir. Son satış tarihi, stok gün sayısı ve devir hızı ile listeyi düzenli çıkarmak; her ürüne net bir aksiyon atamak ve sipariş alışkanlıklarını veriye göre düzeltmek, bağlı kalan sermayeyi işletmeye geri kazandırır. İlaç dışı ürünlerde eczaneler arası satış, bu sürecin en hızlı araçlarından biridir. Daha geniş bir perspektif için eczane kâr marjı nasıl artırılır yazımıza da göz atabilirsiniz.