GLN Numarası Nedir, Nasıl Sorgulanır? Eczacılar İçin Rehber

GLN numarası, eczanenizi İlaç Takip Sistemi (İTS) içinde tek başına tanımlayan 13 haneli global yer numarasıdır. GLN numarası sorgulama için en pratik yollar eczane otomasyon programınızdaki işletme tanımları, İTS paydaş portalı ve Medula'daki kullanıcı bilgileridir; hiçbirinde bulamazsanız il sağlık müdürlüğüne başvurursunuz.

Bu numarayı her gün kullanırsınız ama çoğu zaman program arka planda hallettiği için aklınızda tutmazsınız. Ta ki bir depo, bir yazılım firması ya da üye olmak istediğiniz bir platform sizden GLN'inizi isteyene kadar. Bu rehberde GLN'in ne olduğunu, kimin verdiğini ve kendi numaranızı nasıl bulacağınızı anlatıyoruz.

#GLN numarası nedir?

GLN, İngilizce "Global Location Number" ifadesinin kısaltmasıdır. Türkçe mevzuatta "coğrafi yer numarası" veya "global yer tanımlayıcı numara" olarak geçer. Uluslararası barkod standartlarını belirleyen GS1 sistemine dayanır ve tedarik zincirindeki bir yeri ya da işletmeyi dünya genelinde tekil olarak tanımlar.

Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik, GLN'i şöyle tanımlar: İlaç takip sistemi içinde üretim yerlerini, ithalatçı firmaları, ecza depolarını ve eczaneleri tanımlamak için kullanılan ve esasları Kurumca (TİTCK) belirlenen global yer tanımlayıcı numara.

Kısacası GLN, ilacın fabrikadan çıkıp hastaya ulaşana kadar geçtiği her durağın "adresi"dir. Bir kutu ilaç depodan eczanenize satıldığında, İTS'ye yapılan bildirimde alıcı olarak sizin GLN'iniz yer alır.

#GLN'in yapısı

GS1 standardına göre GLN 13 hanedir ve üç parçadan oluşur:

Kontrol basamağı sayesinde bir haneyi yanlış girdiğinizde sistemler çoğu zaman numarayı geçersiz sayar. Bu yüzden GLN'i elle yazmak yerine kayıtlı bir kaynaktan kopyalamak en güvenlisidir.

#GLN ile barkod numarası (GTIN) arasındaki fark

İki numara da GS1 sistemine dayandığı ve çoğu zaman 13 haneli olduğu için birbirine karıştırılır. Aradaki fark, neyi tanımladıklarıdır:

Kısacası kutunun üzerindeki numara ürünün kimliğidir, GLN ise o ürünün gittiği eczanenin kimliğidir. Bir kayıt formunda sizden GLN istendiğinde, eczanenizde satılan bir ürünün barkodunu değil, eczanenizin kendi numarasını girmeniz gerekir.

#Eczane GLN numarasını kim verir?

Bu konu sık karıştırılır. GS1 Türkiye, TOBB bünyesinde barkod ve firma öneki tahsis eden kuruluştur; üreticiler ve ticari firmalar barkod numaralarını buradan alır. Serbest eczanelerin GLN'i ise eczacının GS1 Türkiye'ye ayrıca başvurmasıyla değil, İlaç Takip Sistemi kaydı sırasında tanımlanır.

Türk Eczacıları Birliği'nin İTS'ye geçiş döneminde yaptığı duyurulara göre GLN numarası, İTS kullanıcı adı ve şifresi eczacının il sağlık müdürlüğüne başvurusuyla oluşturulur. Başvurudan sonra eczacının bildirdiği e-posta adresine bir kullanıcı tanımlama mesajı gelir ve eczaneye ait GLN bu mesajla bildirilir.

Yeni eczane açan bir eczacı için pratik sıra genellikle şöyledir:

1. Eczane ruhsatnamesinin düzenlenmesi.
2. İl sağlık müdürlüğü üzerinden İTS kaydının yapılması ve GLN'in tanımlanması.
3. İTS kullanıcı bilgilerinin oluşturulması.
4. GLN'in Medula'ya ve eczane otomasyon programına girilmesi.

Ruhsat ve açılış sürecinin bütününü merak ediyorsanız eczane açma şartları ve maliyeti yazımıza göz atabilirsiniz.

#ÜTS ile ilişkisi

TİTCK'nın Ürün Takip Sistemi (ÜTS), tıbbi cihaz ve kozmetik ürünlerin takibi için kullanılan ayrı bir sistemdir. ÜTS'deki eczane kaydı ve bildirimler o sistemin kendi kuralları içinde yürür; ÜTS'de bir sorun yaşadığınızda çözümü İTS kayıtlarınızda değil, ÜTS tarafında aramanız gerekir. İki sistemi aynı şey sanmamak, özellikle tıbbi malzeme satışında yaşanan bildirim sorunlarını önler.

#GLN numarası nasıl sorgulanır?

Kendi GLN'inizi öğrenmek için aşağıdaki yolları sırayla deneyebilirsiniz. Çoğu eczacı ilk iki adımda numarayı bulur.

#1. Eczane otomasyon programı

Eczane yazılımınız İTS bildirimlerini sizin adınıza yaptığı için GLN'iniz programda mutlaka kayıtlıdır. Genellikle "işletme tanımları", "eczane bilgileri" veya "firma ayarları" gibi bir menüde, İTS kullanıcı adınızla birlikte yer alır. Menü adını bulamazsanız yazılım firmanızın destek hattı birkaç dakikada yönlendirir.

#2. İTS paydaş portalı

TİTCK, paydaşların işlemlerini görüntüleyebileceği bir İTS paydaş portalı sunuyor. İTS kullanıcı bilgilerinizle giriş yaptığınızda eczanenize ait kayıt bilgilerine ulaşabilirsiniz; GLN, sistemdeki paydaş kimliğiniz olduğu için bu kayıtlarla birlikte anılır. Şifrenizi hatırlamıyorsanız portalın şifre yenileme adımlarını veya il sağlık müdürlüğünü kullanın.

#3. Medula kullanıcı bilgileri

Medula provizyon sisteminde kullanıcı işlemleri altındaki bilgi güncelleme ekranında GLN alanı bulunur. TEB'in duyurusuna göre bu alan boş ya da hatalıysa reçeteli satış sonrası İTS bildirimi gönderilemez ve sistem eczanenin GLN'inin eksik olduğu yönünde uyarı verir. Bu ekran hem numarayı görmek hem de doğruluğunu kontrol etmek için iyi bir yerdir.

#4. Ecza deposu kayıtları

Depolar size yaptıkları satışları İTS'ye bildirirken alıcı olarak eczanenizin GLN'ini kullanır. Bu nedenle çalıştığınız deponun cari kaydında numaranız bulunur. Depo temsilcinizden teyit almak, elinizdeki numaranın gerçekten kullanılan numara olduğunu doğrulamanın pratik bir yoludur.

#5. İl sağlık müdürlüğü veya eczacı odası

Yeni devraldığınız bir eczane, değişen bir mesul müdür ya da kayıtlarda tutarsızlık varsa en sağlıklı kaynak il sağlık müdürlüğüdür. Bölge eczacı odanız da süreç konusunda yol gösterebilir.

Geçmişte İTS sitesinde kamuya açık bir eczane listesi üzerinden GLN araması yapılabiliyordu. Bu tür sayfaların adresi ve erişimi zaman içinde değiştiği için güncel bilgiyi kendi kayıtlarınızdan veya resmî kanallardan almanızı öneririz.

#GLN numarası nerelerde kullanılır?

GLN'in en temel kullanım alanı İTS'dir; ancak eczanenin günlük işleyişinde başka yerlerde de karşınıza çıkar.

• İTS bildirimleri: İlaç alımı, satışı, iadesi ve eczaneler arası ilaç takası gibi tüm hareketler GLN üzerinden kayda geçer. İTS'nin genel işleyişi için İTS ilaç takip sistemi nedir yazımıza bakabilirsiniz.
• Medula ve reçete süreçleri: Reçeteli satışlarda İTS bildirimiyle Medula kaydının eşleşmesi için GLN'in Medula'da doğru tanımlı olması gerekir.
• Ecza deposu işlemleri: Depo cari kaydı ve satış bildirimleri GLN ile yürür.
• Mesleki platformlar: Yalnızca eczacılara açık hizmetler, üyenin gerçekten faal bir eczane olduğunu GLN ile doğrular.

#farmaraf'a üyelikte GLN neden isteniyor?

farmaraf, yalnızca eczacıların üye olabildiği, eczaneler arası bir pazaryeridir ve platformda sadece ilaç dışı ürünler (dermokozmetik, bebek bakım ürünleri, hasta bezi, gıda takviyeleri vb.) faturalı olarak alınıp satılır. Kayıt sırasında istenen GLN, üyenin faal bir eczane olduğunu doğrulamak için kullanılır; üyelik ücretsizdir. Bu sayede alıcı ve satıcının karşısında da bir meslektaş olduğu bilinir.

Kayıt ekranında GLN'inizi yukarıdaki kaynaklardan birinden kopyalayarak girmeniz, olası yazım hatalarını önler. Platformda satışı yasak olan ürün grupları ise yasaklı ürünler sayfasında listelenir.

#GLN ile ilgili sık yapılan hatalar

GLN'in kendisi basit bir numaradır; sorunlar genellikle kayıtların birbirini tutmamasından çıkar.

• Eksik veya yanlış Medula kaydı: İTS bildirim uyarılarının en yaygın nedenidir.
• Elle yazım hatası: 13 haneli bir numarada tek hane hatası, kontrol basamağı yüzünden numarayı geçersiz kılar.
• Devir sonrası güncellenmeyen kayıtlar: Eczane devrinde İTS, Medula ve otomasyon programındaki bilgilerin birlikte güncellenmesi gerekir. Devir sürecinin diğer adımları için eczane devri nasıl yapılır yazımızı okuyabilirsiniz.
• Başka bir kuruma ait GLN'i kullanmak: İTS'de bazı kurumlara ve geri ödeme birimlerine ait özel GLN'ler de vardır. Bunlar eczanenin kendi numarası değildir; yalnızca ilgili bildirim türlerinde kullanılır.

#İTS'de GLN uyarısı alırsanız ne yapmalı?

GLN kaynaklı bir uyarı aldığınızda panikle yeni bir başvuru yapmak yerine kayıtları sırayla karşılaştırın:

1. Otomasyon programınızdaki GLN'i not alın.
2. Aynı numaranın Medula'daki bilgi güncelleme ekranında da birebir aynı olduğunu kontrol edin.
3. İTS kullanıcı bilgilerinizin güncel ve şifrenizin geçerli olduğunu doğrulayın.
4. Sorun sürüyorsa yazılım firmanızdan bildirim kayıtlarını, gerekirse il sağlık müdürlüğünden İTS kaydınızı kontrol etmesini isteyin.

Çoğu durumda sorun, sistemlerden birinde eksik veya eski kalmış bir bilgiden kaynaklanır.

#Sonuç

GLN numarası, eczanenizin İTS'deki kimliğidir ve TİTCK'nın belirlediği esaslara göre il sağlık müdürlüğü üzerinden tanımlanır. GLN numarası sorgulama için önce otomasyon programınıza, ardından İTS paydaş portalına ve Medula'daki bilgilerinize bakın. Kayıtlar arasında tutarsızlık görürseniz il sağlık müdürlüğüyle iletişime geçerek düzeltin; doğru ve tutarlı bir GLN, hem İTS bildirimlerinin sorunsuz akmasını hem de eczacılara özel platformlara hızlıca kayıt olmanızı sağlar.