Eczane E-Fatura Zorunluluğu: SGK, Depo ve Perakende Faturalama

Eczane e-fatura zorunluluğu ciroya bağlı değildir: SGK ile sözleşme imzalayan eczaneler 1 Temmuz 2021'den beri e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Bu eczaneler e-Arşiv Fatura uygulamasına da dahil olur; böylece eczanenin düzenlediği faturaların neredeyse tamamı elektronik ortamda kesilir.

SGK'ya kesilen dönem faturası, depodan gelen alış faturası, perakende satış ve başka bir eczaneye yapılan ilaç dışı ürün satışı farklı kurallara tabidir. Bu yazıda eczanenin karşılaştığı faturalama durumlarını tek tek ele alıyoruz. Vergi konuları eczanenin yapısına göre değişebileceği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz.

#Eczaneler neden e-faturaya geçmek zorunda?

e-Fatura zorunluluğunun dayanağı, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın elektronik belgeleri düzenleyen 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'dir. Tebliğ, e-Fatura'ya geçmesi zorunlu mükellef gruplarını sayar. Bunlardan biri doğrudan sağlık sektörüyle ilgilidir:

Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin eden tüm mükellefler.

Tebliğ bu grubun içinde hastaneler, laboratuvarlar, tıbbi cihaz tedarikçileri ve ecza depolarıyla birlikte eczaneleri de açıkça sayar. Bu hüküm, 9 Şubat 2021 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 526 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile eklenmiştir.

#Geçiş tarihleri

Yani yeni eczane açan bir eczacı için e-Fatura başvurusu, ruhsat ve SGK sözleşme süreciyle birlikte planlanması gereken bir adımdır. Açılış sürecinin tamamı için eczane açma şartları ve maliyeti yazımıza bakabilirsiniz.

#SGK ile sözleşmesi olmayan eczaneler

SGK ile sözleşmesi bulunmayan bir eczane için genel kurallar geçerlidir. Tebliğe göre 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, ilgili hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren e-Fatura'ya geçmek zorundadır. Bu eşiğin altında kalanlar için e-Arşiv'e kayıtlı olmayan mükelleflerin kâğıt fatura düzenleme imkânı son yıllarda kademeli olarak daraltılmıştır. 31 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ, işletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve basit usul mükellefleri için bu geçişe ek süre tanımıştır. Güncel tarihleri GİB'in e-Belge sitesinden kontrol edin.

#e-Fatura ve e-Arşiv: Hangisi ne zaman kullanılır?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura yeni bir belge türü değildir; tebliğe göre kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Aradaki fark, faturanın kime kesildiğidir.

Tebliğe göre e-Fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu bulunan mükellefler, e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorundadır. Karşı tarafın e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinden veya kullandığınız yazılım üzerinden sorgulayabilirsiniz.

#Eczanede faturalama durumları

#1. SGK'ya kesilen fatura

Eczaneler, SGK'lı hastalara verilen ilaç ve ürünler için Medula üzerinden yürüyen reçete sürecinin sonunda SGK'ya dönem faturası düzenler. Bu fatura, e-Fatura zorunluluğunun doğrudan konusudur. Fatura teslim tarihleri ve içerik kuralları SGK ile imzalanan protokol ve eczacı odalarının duyurularıyla belirlenir; her dönem bu duyuruları takip etmek gerekir.

#2. Ecza deposundan gelen alış faturaları

Ecza depoları da aynı tebliğ kapsamında e-Fatura kullanıcısıdır. Bu nedenle depodan gelen faturalar eczanenize e-Fatura olarak ulaşır.

• Ticari fatura senaryosu: Fatura sistem üzerinden kabul veya reddedilebilir. Türk Ticaret Kanunu'na göre faturayı alan kişi sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır.
• Temel fatura senaryosu: Sistem üzerinden kabul/ret yanıtı yoktur; itiraz noter, iadeli taahhütlü posta veya KEP gibi yollarla yapılır.

Faturadaki miktar, fiyat ve mal fazlası bilgilerinin sipariş ve irsaliyeyle uyumunu düzenli olarak kontrol etmek, sonradan yaşanacak cari uyuşmazlıklarını önler. Mal fazlası kampanyalarının faturaya yansıma şekli için mal fazlası (MF) nedir yazımıza bakabilirsiniz.

#3. Perakende satışlar

Eczanede hastaya yapılan günlük satışlarda yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) fişi düzenlenir. Tutarın Vergi Usul Kanunu'nun 232. maddesinde belirlenen fatura düzenleme sınırını aşması veya müşterinin fatura istemesi halinde fatura kesilir. Bu sınır her yıl yeniden değerleme oranına göre güncellenir; güncel tutarı GİB'den kontrol edin.

e-Fatura kullanıcısı bir eczane, son tüketiciye fatura düzenlemesi gerektiğinde bunu e-Arşiv Fatura olarak keser. Fatura, alıcının talebine göre kâğıt çıktı veya elektronik ortamda iletilir.

#4. Başka bir eczaneye ilaç dışı ürün satışı

Stok fazlası dermokozmetik, bebek bakım ürünü veya hasta bezi gibi ilaç dışı ürünleri başka bir eczaneye satmak, olağan bir ticari satıştır ve faturalı yapılmalıdır. Alıcı eczane SGK ile sözleşmeliyse e-Fatura kullanıcısı olduğu için bu satışın faturası e-Fatura olarak düzenlenir.

farmaraf'taki satışlar da faturalıdır; platform yalnızca eczacıların GLN numarasıyla üye olabildiği, ilaç dışı ürünlerin alınıp satıldığı bir pazaryeridir. Ödeme güvenli ödeme sistemiyle alınır ve tutar, alıcı ürünü teslim alıp onayladıktan sonra satıcıya aktarılır. Atıl ürünleri bu şekilde değerlendirmenin yolları için eczanede atıl stok yönetimi yazımıza göz atabilirsiniz.

İlaçlar ve yalnızca eczanede satılması gereken ürün grupları eczaneler arası pazaryerinde satılamaz; ilaç takasının kendi kuralları ve İTS bildirimleri vardır. Bu konuda İTS ilaç takip sistemi nedir yazımız yol gösterir.

#e-Fatura'ya nasıl geçilir?

Tebliğ, e-Belge uygulamalarından yararlanmak için üç yöntem tanımlar:

1. GİB Portal yöntemi: Faturalar GİB'in e-Belge portalı üzerinden düzenlenir. Fatura sayısı az olan işletmeler için uygundur.
2. Özel entegratör yöntemi: GİB'den izin almış bir özel entegratör aracılığıyla, genellikle eczane otomasyon programıyla entegre şekilde kullanılır. Otomasyon programıyla entegre çalışabildiği için eczanelerde sık tercih edilir.
3. Doğrudan entegrasyon: Mükellefin kendi bilgi işlem sistemini GİB'e bağlamasıdır; yüksek hacimli büyük işletmelere yöneliktir.

Gerçek kişi mükellef olarak faaliyet gösteren eczacıların başvuru ve imza işlemleri için nitelikli elektronik sertifika (e-imza) gerekir. Özel entegratör seçerken eczane otomasyon programınızla uyumunu, SGK fatura sürecine desteğini ve arşivleme hizmetini sorgulayın.

#e-Fatura'ya geçişte pratik kontrol listesi

Yeni açılan veya yazılım değiştiren bir eczane için geçiş adımlarını şöyle sıralayabilirsiniz:

1. Nitelikli elektronik sertifikanızın (e-imza) geçerli olduğunu kontrol edin.
2. Kullanım yöntemini seçin: GİB Portal veya özel entegratör.
3. Özel entegratör kullanacaksanız eczane otomasyon programınızla entegrasyonu test edin.
4. e-Fatura ile birlikte e-Arşiv Fatura uygulamasına da dahil olduğunuzu doğrulayın.
5. Fatura numarası serisini, şablonu ve eczane bilgilerinin (unvan, vergi dairesi, adres) doğruluğunu kontrol edin.
6. Gelen faturaları kimin, hangi sıklıkla kontrol edip kabul veya ret edeceğini belirleyin.
7. SGK fatura döneminden önce deneme yaparak süreci sorunsuz hale getirin.

Bu adımları SGK sözleşmesi öncesinde tamamlamak, ilk dönem faturasında zaman kaybını önler.

#Fatura düzenleme süresi ve saklama

• Düzenleme süresi: Vergi Usul Kanunu'na göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre e-Fatura ve e-Arşiv için de geçerlidir.
• Saklama süresi: Vergi Usul Kanunu'na göre defter ve belgeler ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılı başından itibaren beş yıl, Türk Ticaret Kanunu'na göre on yıl saklanır. Elektronik belgeler elektronik ortamda muhafaza edilir ve istendiğinde ibraz edilir.
• Kâğıt çıktı: e-Fatura'nın kâğıt çıktısının saklanması yasal saklama yükümlülüğünü karşılamaz; esas olan elektronik halidir.

#Sık yapılan faturalama hataları

• Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol etmeden e-Arşiv kesmek veya tersi.
• Depodan gelen ticari faturadaki hatayı süresi içinde reddetmemek.
• SGK fatura döneminde son güne kalmak.
• Mal fazlası ve iskonto bilgisinin faturayla sipariş arasında farklı görünmesini takip etmemek.
• Eczaneler arası ilaç dışı ürün satışını faturasız yapmak.

Faturaların düzenli kontrolü, maliyet ve kâr takibinin de temelidir. Bu konuda eczane kâr marjı nasıl artırılır yazımız fikir verebilir.

#Sonuç

Eczane e-fatura yükümlülüğü SGK sözleşmesiyle başlar: Ciro ne olursa olsun, SGK ile sözleşmeli eczaneler e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına dahil olmak zorundadır. Depodan alış, SGK dönem faturası, perakende satış ve eczaneler arası ilaç dışı ürün satışı için hangi belgenin kullanılacağını bilmek, hem cezai riskleri hem de cari uyuşmazlıkları azaltır. Mevzuattaki tarih ve tutarlar değişebildiği için GİB'in e-Belge sitesini ve mali müşavirinizi düzenli olarak takip edin.