İTS Nedir? İlaç Takip Sistemi ve Eczane Bildirimleri Rehberi

İTS (İlaç Takip Sistemi), Türkiye'de beşerî ilaçların her bir kutusunu karekod üzerinden üretim veya ithalattan hastaya ulaşana kadar izleyen, TİTCK'nın yürüttüğü ulusal takip sistemidir. Eczaneler ilacı depodan teslim alırken, hastaya verirken, iade ederken, başka bir eczaneyle takas ederken ve imha ederken İTS'ye bildirim yapmak zorundadır.

Bu yazıda İTS'nin neden kurulduğunu, karekodun ne anlattığını, eczanenin günlük işlerinde hangi bildirimlerin yapıldığını ve sık karıştırılan İTS–ÜTS farkını anlatıyoruz.

#İTS ne işe yarar?

İlaç Takip Sistemi, Sağlık Bakanlığı tarafından kurularak 2010 yılının başında devreye alındı. Sistem, ilaçları kutu bazında takip ederek tedarik zincirindeki her hareketi kayıt altına alır. İTS'nin resmî sayfasında sayılan başlıca amaçlar şunlar:

• Sahte ve kaçak ilacın önlenmesi: Sisteme kayıtlı olmayan veya daha önce satılmış bir kutu, doğrulama sırasında fark edilir.
• Hasta güvenliği: Son kullanma tarihi geçmiş veya geri çekilmiş bir ilacın satışı engellenebilir.
• Geri çekme ve bloke işlemleri: Bakanlık bir seriyi piyasadan çekmeye karar verdiğinde, ürünün nerede olduğu görülebilir.
• Geri ödeme süreçleri: Eczane satış bildirimi, geri ödeme kurumlarıyla eczaneler arasındaki faturalandırmanın doğrulanmasına da hizmet eder.
• Politika ve piyasa verisi: Ulusal ilaç politikaları, akılcı ilaç kullanımı ve farmakovijilans çalışmaları için veri sağlar.

#İlaç karekodu ne anlatır?

İlaç kutularındaki kare biçimli kod, GS1 DataMatrix standardında bir karekoddur. İTS'nin tanımına göre karekodda dört temel veri bulunur:

Seri numarası sayesinde aynı ilacın her kutusu birbirinden ayrılır. Bu nedenle karekodu okutulmadan yapılan bir satış, sistem açısından "o kutu hâlâ eczanede" anlamına gelir ve stok kayıtları ile fiziksel stok arasında fark oluşur.

#İTS'nin paydaşları kimler?

İTS'ye bildirim yapan ve sistemi kullanan taraflar şunlardır:

• Ruhsat sahibi üretici ve ithalatçı firmalar
• İhracata yetkili firmalar
• Ecza depoları
• Eczaneler
• Hastaneler gibi sağlık hizmeti sunucuları (sarf merkezleri)
• Geri ödeme kurumları

Sistemdeki paydaşlar küresel konum numarasıyla (GLN) tanımlanır. Eczanenizin GLN'sini öğrenmek ve sorgulamak için GLN numarası nedir, nasıl sorgulanır yazımıza bakabilirsiniz.

#Eczanenin yaptığı İTS bildirimleri

Eczane tarafında İTS bildirimleri genellikle eczane otomasyon yazılımı üzerinden, karekod okutularak yapılır. İTS'nin tanımladığı bildirimlerden eczaneyi ilgilendirenler şunlar:

1. Mal alım bildirimi: Depodan veya başka bir paydaştan gelen ilaç teslim alınırken yapılır; aynı zamanda ürünün doğrulamasını içerir.
2. Eczane satış bildirimi: İlaç hastaya verilmeden önce yapılır. Hem ürünü doğrular hem de geri ödeme sürecine veri sağlar. Miadı geçmiş bir ürünün satışı bu aşamada engellenir.
3. Doğrulama: Eldeki bir ürünün satılabilir durumda olup olmadığını kontrol etmek için kullanılır.
4. Mal iade bildirimi: İade edilen ürün eczane stoğundan düşülüp başka bir paydaşa (örneğin depoya) aktarılır.
5. Mal satış iptali: Satılmış bir ürünün iadesi kabul edildiğinde yapılır.
6. Deaktivasyon bildirimi: İmha kararı verilen veya kullanılamaz hâle gelen ürünler sistemden çıkarılır.

#Kanundaki zorunluluk

6197 sayılı Kanun'un 24. maddesi bu bildirimleri açıkça zorunlu tutar: ilaçların ve özel tıbbi amaçlı gıdaların satışı, alındığı ecza deposuna veya mücbir sebep hâlinde diğer depolara iadesi, eczaneler arasındaki takası ve miadı geçmiş ya da bozulmuş olanlarının imhası işlemlerinde İTS'ye bildirim yapılması gerekir.

Aynı madde, eczaneler arası ilaç takasının toptan satış sayılmadığını da belirtir; ancak takas mutlaka İTS'ye bildirilmelidir. Ayrıca ilaçların internet veya başka bir elektronik ortamda satışı yasaktır. Bu nedenle eczaneler arası dijital platformlar ilaç için kullanılamaz. Örneğin farmaraf'ta yalnızca ilaç dışı ürünler (dermokozmetik, bebek bakım, gıda takviyesi gibi) alınıp satılır; reçeteli veya reçetesiz hiçbir ilaç platformda yer almaz.

#Ciro beyanı da İTS üzerinden yapılıyor

İTS yalnızca ilaç hareketleri için kullanılmıyor. Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik'e göre serbest eczanelerin KDV hariç ciro bilgileri, mesul müdür eczacı tarafından her yıl İTS üzerinden beyan edilir. Bu veriler, ikinci eczacı çalıştırma zorunluluğunun belirlenmesinde kullanılır.

Ciro bilgisini beyan etmeyen eczacıların İTS erişimi, beyan yapılana kadar geçici olarak engellenir. İTS erişimi olmayan bir eczane ilaç satış bildirimi yapamayacağı için bu, pratikte reçeteli ilaç verememek anlamına gelir. Beyan dönemi ve son tarih TİTCK tarafından her yıl ayrıca duyurulur; örneğin 2024 cirosu için girişler 7 Nisan–6 Mayıs 2025 arasında alındı. Güncel takvimi TİTCK ve TEB duyurularından takip edin.

#Geri çekme ve bloke işlemlerinde İTS'nin rolü

Bir ilacın belirli bir partisinde kalite sorunu tespit edildiğinde Bakanlık ürünü piyasadan geri çekebilir veya satışını bloke edebilir. İTS'nin kutu bazında kayıt tutması sayesinde, hangi kutuların hangi depo ve eczanede bulunduğu görülebilir. Bloke edilen bir ürün için eczane satış bildirimi yapılamaz; yani sistem, sorunlu ilacın hastaya ulaşmasını son aşamada da durdurabilir.

Eczacı açısından bunun pratik anlamı şu: TİTCK'nın geri çekme duyurularını düzenli takip etmek ve ilgili ürünleri raftan ayırıp iade sürecini İTS üzerinden doğru bildirimlerle tamamlamak gerekir. Aksi hâlde stok kayıtlarında uyumsuzluk oluşur.

#Eczaneler için İTS kontrol listesi

Günlük, haftalık ve yıllık olarak şu adımları rutin hâline getirmek işinizi kolaylaştırır:

• Her gün: Depodan gelen malın alım bildirimini teslim anında yapın; satışları karekod okutarak bildirin.
• Her hafta: Bekleyen veya hata veren bildirimleri kontrol edin, iade ve takas işlemlerinin tamamlandığından emin olun.
• Her ay: İTS stok raporunu raf sayımıyla karşılaştırın, miadı yaklaşan ürünleri listeleyin.
• Her yıl: KDV hariç ciro beyanını TİTCK'nın duyurduğu süre içinde yapın.
• Personel değişikliğinde: Sisteme erişimi olan kullanıcıları güncelleyin.

#İTS ile ÜTS arasındaki fark

Eczacıların sık karıştırdığı iki sistem var:

Yani dermokozmetik bir krem İTS'de değil, ÜTS'de bildirimli bir kozmetik ürün olarak yer alır. Gıda takviyeleri ise farklı bir mevzuata tabidir ve Tarım ve Orman Bakanlığı'nın sorumluluğundadır. Eczaneniz hem ilaç hem ilaç dışı ürün sattığı için hangi ürünün hangi kayıt sistemine bağlı olduğunu bilmek, denetimde ve iade süreçlerinde işinizi kolaylaştırır.

İlaç dışı ürünlerde İTS bildirimi olmasa da stok takibinin önemi azalmaz. Dermokozmetik ve takviye gibi ürünlerde ilaçtaki gibi kutu bazında eczane satış bildirimi yapılmadığı için miad ve stok kontrolü büyük ölçüde eczanenin kendi sistemine kalır. Bu ürünleri de otomasyon programında seri ve son kullanma tarihiyle kaydetmek, fazla stoku erken fark etmeyi sağlar.

#Eczanede İTS kaynaklı sık sorunlar ve çözümleri

• Stok uyumsuzluğu: Karekod okutulmadan yapılan işlemler İTS stoğu ile fiziksel stok arasında fark yaratır. Periyodik olarak İTS stok raporu ile raf sayımını karşılaştırın.
• Miadı geçen ürünler: Miadı geçen ilaç satış bildirimine izin vermez. Miadı yaklaşan ürünleri önceden takip etmek kayıpları azaltır; yöntemler için eczanede miad takibi yazımıza bakın.
• Personel eğitimi: Bildirimler çoğu zaman teknik personel tarafından hazırlanır, ancak sorumluluk eczacıdadır. Ekibinizin görev sınırlarını eczane teknisyeni görevleri yazımızda özetledik.
• Yeni açılan veya devralınan eczaneler: Eczane açılışında ya da devirde İTS kaydı ve stok devri baştan doğru kurulmalıdır. Açılış sürecinin tamamı için eczane açma şartları yazımıza göz atabilirsiniz.
• Sistem hataları: Bildirim sırasında sistem hata mesajı verdiğinde ürünü hastaya vermeden önce durumu netleştirin; gerekirse ürünü ayırıp tedarikçinizle ve TİTCK destek kanallarıyla iletişime geçin.

#Sonuç

İTS nedir sorusunun kısa cevabı: ilacın her kutusunu karekodla izleyen, sahte ve kaçak ilacı önleyen ve eczanenin alım, satış, iade, takas ve imha işlemlerini kayıt altına alan ulusal sistem. Eczaneler için İTS hem yasal bir yükümlülük hem de doğru tutulduğunda stok ve miad yönetiminde güçlü bir araç. Ciro beyanı gibi yıllık yükümlülükleri kaçırmamak için TİTCK ve TEB duyurularını düzenli takip etmeyi alışkanlık hâline getirin.